Введение

В написании любого письма крайне важно правильно начать ваше обращение и неменее грамотно его закончить. Всем известно, что письмо начинается с обращения к вашему адресату. В данной статье ознакомимся с самыми распространенными шаблонными обращениями и шаблонными фразами, которыми принято пользоваться в корпоративной переписке.

 

T&T


 

Итак, рассмотрим несколько вариантов:

  1. Когда вы не знаете имени того, к кому обращаетесь:

    Dear Sir, ... Yours faithfully – обращение к мужчине,
    Dear Madam, ... Yours faithfully – обращение к женщине,
    Dear Sir or Madam, ... Yours faithfully – обращение к собеседнику, чьего пола вы не знаете.

  2. В том случае, когда вы знаете имя и фамилию собеседника:

    Dear Mr Hanson, ... Yours sincerely – обращение к мужчине,
    Dear Mrs Hanson, ... Yours sincerely – обращение к замужней женщине (в последнее время не используется),
    Dear Miss Hanson, ... Yours sincerely - обращение к незамужней женщине (в последнее время не используется),
    Dear Ms Hanson, ... Yours sincerely – обращение к женщине, в независимости от ее семейного положения.

  3. Когда письмо адресуется вашему хорошему другу или коллеге, с кем давно работаете:

    Dear Alexander ... Best wishes/Best regards

  4. Когда письмо адресуется группе получателей:

    Dear Sirs ... Yours faithfully

  5. Отдельным случаем является следующее обращение:

    To whom it may concern – его используют в тех случаях, когда нет возможности узнать имя, пол, должность адресата. Часто используют в информационных письмах, которые адресуются большому числу людей или организаций. Рекомендуется к использованию в случаях первого обращения в отделы компании: hr@company.com или office@company.com

Кроме этого, не забывайте в деловой переписке использовать общепринятые ответы, такие как:

 I am writing to acknowledge receipt of your letter – в качестве подтверждения получения письма,

to ask for assistance – с просьбой о содействии в той или иной ситуации,

The purpose of this letter is to keep you informed of the situation – вежливое уведомление о состоянии дел в вашем проекте.

Со временем у вас накопится достаточно опыта для быстрого составления деловой корреспонденции, но первое время никто не запретит вам использование шаблонных фраз. Напротив, в большинстве случаев, следование общепринятым стандартам и правилам вызовет лишь поощрение. Также не бойтесь заимствовать понравившиеся речевые обороты, это обогатит вашу речь и будет способствовать развитию словарного запаса.

В следующих статьях вы узнаете о правилах оформления корпоративной подписи и об основных шаблонах писем-обращений в различные службы и отделы.