Введение

В предыдущей статье мы начали знакомиться с основными правила ведения корпоративной переписки. В данной статье вы познакомитесь с правилами, которые во многом избавят вас от досадных недоразумений и лишних беспокойств на рабочем месте.

 

Правила коммуникации


 

Важно помнить, что не стоит отвечать на письма, не входящие в вашу сферу компетенций и присланные для ознакомления, если вам пришлось ответить на подобное письмо, обязательно поставьте в копию вашего руководителя и специалистов компании, которые обладают должным уровнем квалификаций для принятия подобных решений, в случае эскалации вопроса из письма – вас всегда поддержат советом или вы сможете легко передать дела ответственному лицу.

Когда вы ведете переписку по делам коллеги, который находится в отпуске или в командировке, т.е. принимаете решения из его зоны ответственности – Вам стоит ставить его в копию всей исходящей корреспонденции.

Пересылая письмо адресату или включая его в переписку, которая велась без его участия, стоит убедиться, что отсутствует информация, не подлежащая разглашению третьим лицам.

Не следует отправлять электронные адреса участников рассылки третьим лицам без особой необходимости. Если вы решили отправить контакты вашего коллеги Заказчику, обязательно согласуйте это с ним и руководством, при отправке письма поставьте его в копию.

Если в переписке по рабочим вопросам участвует несколько человек (на этапах общего обсуждения), то, отвечая на такое письмо, стоит использовать Reply to all, чтобы все участники были осведомлены о последних изменениях и принятых решениях.

Если у вас есть несколько не связанных между собой вопросов к одному адресату (или группе адресатов), следует создать несколько разных писем с разными темами – таким образом Вы сможете получать актуальную информацию по каждому вопросу отдельно и не будете затруднять адресата избыточными письмами.

Перед отправкой писем следует всегда применять Spelling and Grammar check, в не зависимости от того, на каком языке написано письмо – мы все делаем ошибки, даже в написании хорошо известных слов, особенно когда приближаются дедлайны.

Для переписки с внешними Заказчиками обязательно используйте корпоративный стандарт подписи в письмах.

Рекомендуемый размер вложенных файлов не должен превышать 10 Мб

Всегда внимательно перечитывайте письмо перед его отправкой, проверяйте написание адресатов отправляемого письма и аккаунт, с которого отправляете письмо (в случае, если пользуетесь несколькими учетными записями на одном почтовом клиенте).

На этом список основных правил и рекомендаций можно считать завершенным. Но стоит помнить о том, что в каждой компании подобный список будет дополнен и расширен. С полным перечнем можно ознакомиться в пособии по адаптации новых сотрудников или в Кодексе корпоративной политики компании.

В следующей статье Вы познакомитесь с шаблонами оформления корпоративных подписей и стандартными письмами для повседневного использования.