Введение
Человек, который осмеливается потратить впустую час времени, еще не осознал цену жизни.
Ч. Дарвин
Средняя продолжительность жизни человека – 79.5 лет. Из них более 10 лет человек проводит на работе. Данная статья будет полезна тем, кто ценит свое время: желает работать продуктивнее, получить больше свободного времени или просто упорядочить жизнь!
Что же такое время? Существует множество определений. Чаще всего мы говорим о часовом и реальном времени. Часовое время равномерно: в нем час это 60 минут или 3600 секунд, а в году 365 дней. С ним работают большинство хитроумных систем и приспособлений для учёта времени. Реальное время относительно – за интересной работой (проверка комментариев) время пролетает незаметно, а за скучной и однообразной (проверка документов или платежей) оно тянется, как кисель.
Люди живут по реальному времени. Оно субъективно – именно вы его создаете, и, поэтому, можете им управлять.
Планирование
Очень разумно составлять планы на полгода, на год вперёд, но грош им цена, если у тебя нет планов на завтрашний день.
Хилари Мантел. Волчий зал
Планирование – основа деловой активности. Без плана невозможно построить качественный дом. Плохой план или его отсутствие – основная причина неудач.
Задайте себе вопрос в понедельник: «Какие три вещи я хочу закончить до пятницы?». В начале каждого дня или в конце предыдущего спросите себя: «Что я хочу сделать за сегодня?».
Ваш план может выглядеть не только как список задач в Excel. Представьте для себя удачное завершение Вашей задачи – и мозг активно будет искать решение! Так работают многие техники «визуализации».
Делите сложную задачу на задачи поменьше, планируйте от длительных задач до ежедневных. Не забывайте ставить фиксированные сроки!
Помните, успешное планирование сэкономит до половины времени при решение задачи!
Список дел
Огромную роль в ежедневном планировании занимает список дел. Не пытайтесь распланировать все!
Согласно принципу Парето, который можно сформулировать так: «только 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% - лишь 20% результата», основная часть усилий тратится впустую! Очень важно определить ключевые задачи и выделить под них определенное время выполнения, когда Вы сфокусируетесь на их выполнении!
Решите, как разделить задания по важности – например, цифрами или буквами алфавита. Существуют дела срочные – их нужно закончить прямо сегодня, существуют дела несрочные – те, которые можно отложить на завтра или послезавтра. Ваша задача – выполнить дела срочные и важные, на них стоит потратить основную часть Вашего времени. Далее стоит выполнить задачи важные, но не столь срочные – важные задачи приносят основной доход! Остальные дела – по возможности передайте их подчиненным или скажите слово «нет», они не имеют огромного влияния на Вашу работу.
Можете даже записывать важные задачи в журнале для встреч, как встречи самих с собой! Скажем: «С 11 утра до 11:30 я буду заниматься подготовкой новости для моего вебсайта».
Попытки выполнить все задачи сразу приносят лишь разочарования! Отложите часть задач на следующий рабочий день.
Начинайте рабочий день с самой неприятной, но важной задачи – время «на раскачку» (чтение новостей, заваривание кофе, разговоры с коллегами) может затянутся, а к обеду наша активность чаще всего снижается.
Чтобы определить важные задачи, попробуйте записать мысли, активности и разговоры в блокнот, скажем, за неделю. Так Вы узнаете, куда утекает время. Сплетни и сторонние разговоры, чтение новостей и просмотр телевизора в рабочее время – явно лишние активности, убирайте «пожиратели времени».
Видео курсы по схожей тематике:
Стремление к идеалу
Лучшее – враг хорошего
М. Джиованни (1574)
С детства я жуткий перфекционист – стараюсь все сделать идеально, до последней строчки. Мои попытки, к сожалению, не приводили к успеху – я просто не успевал! В современном мире не ждут идеальных решений. Делай работу как все, но делай её хорошо! Если Ваш подчиненный может справится с задачей, то ею не стоит заниматься лично. Вам достаточно просто проконтролировать выполнение или поставить задачу проектному менеджеру.
Многозадачность
Чем больше у вас ответственности, чем больше шляп вы носите, тем больше вероятность, что вы станете неэффективной. Это закон переключения между задачами
Дэйв Креншоу
С прискорбием вынужден сообщить Вам , человек - существо однозадачное. Многозадачность – всего лишь иллюзия. Даже выполняя несколько дел одновременно, мозгу приходится переключатся между ними. Конечно, можно натренироваться для выполнения хотя бы двух задач одновременно, но даже с двумя задачами нельзя ручаться за результат.
Выполняйте задачи последовательно, одну за другой, так вы не будете переключатся и, как следствие, выполните задачи быстрее.
Сосредоточенность
Пока вы заняты важной задачей , максимально отрешитесь от всевозможных отвлекающих факторов, таких как телефон, Skype, Вконтакте, коллеги, сообщения на почте, комментарии на сайте и прочее. Любое дело требует тщательно продуманного плана выполнения и внимания. Задачу можно закончить гораздо быстрее, а затем даже взять небольшой перерыв.
Предупреждайте своих коллег, что будете заняты выполнением важной задачи, можно даже повесить знак «не беспокоить». Не отвечайте на сообщения или звонки моментально, если это, конечно, не часть вашей работы.
В некоторых зарубежных ВУЗах доски висят даже в туалете – кто знает, когда вас осенит идея или появится срочное задание? Не отвлекайтесь от текущих дел – запишите идею, оставьте напоминание для задания и возвращайтесь к текущей задаче! Подобное записывание помогает освободить мозг от лишних мыслей во время работы.
Ключевые идеи
- Планируйте ваши действия, представляйте себе успешные результаты.
- Выделяйте ключевые дела и назначайте для них фиксированное время.
- Если задачу может выполнить кто-то другой – не цепляйтесь за неё когтями и зубами, передайте её.
- Не вспоминайте о прошлом – важны лишь сегодня и будущее.
- Не оставляйте ключевые задачи на потом – делайте их первыми.
- Не пробуйте делать много задач одновременно и не отвлекайтесь на раздражители.
- Не забывайте между важными задачами заниматься более простыми – они помогут немного отдохнуть и разгрузить мысли.
- Помните, рабочий день крайне ограничен – зачастую, Вы не успеете сделать ВСЕ! Ставьте реальные сроки к задачам, будьте довольны своей эффективностью!
Статьи по схожей тематике
