Введение

На сегодняшний день внутренние письменные коммуникации – неотъемлемая часть повседневной работы в любой компании. Каждый день ваш почтовый ящик будет пополняться разного рода информационными сообщениями от ваших коллег и, разумеется, от административного аппарата вашей компании или компании заказчика.

 

Теги в теме письма


 

Нередко вы сами будете становиться автором рассылок с полезной информацией или будете вынуждены попросить помощи у вашего коллектива. Именно поэтому мы разберемся с вами с самыми простыми правилами ведения корпоративной переписки.

Стоит помнить, что информация, рассылаемая на всех специалистов команды/отдела/компании, должна быть тщательно продуманна и проверена, а сама рассылка должна быть обоснованной.

Зачастую в компаниях принято организовывать несколько почтовых групп, таких как All-Corporate – которая используется в тех случаях, когда необходимо уведомить всех сотрудников об изменениях бизнес-процессов компании, разного рода общекорпоративных событиях, или по поводу вопросов, которые являются значимыми для всех специалистов без исключений. Будучи получателем такой рассылки стоит помнить об особенности ответов на подобные письма. Если у вас возникла потребность уточнить что-либо у специалиста, отправившего вопрос или сообщение на группу All-Corporate, это делается через индивидуальное письмо, т.е. через нажатие кнопки Reply, использование Reply to All должен иметь весомые обоснования и не применяется без особой на то необходимости.

Более популярная рассылка имеет название Informal, она используется в том случае, когда необходима помощь от сотрудников в решении каких-либо узкоспециализированных рабочих вопросов и зачастую для решения срочных, очень важных нерабочих (личных) вопросов.

Ниже приведем краткий список тегов, которыми помечают тему письма для упрощения фильтрации подобных писем адресатами.

 

[HELP]

Сообщения с просьбой о помощи, в любых жизненных ситуациях: поиск детского врача для ребенка, аренды жилья, поиск доноров или волонтеров.

[SKILLS]

Сообщения о поиске специалистов внутри компании, которые могут провести консультацию и поделиться своей экспертизой в определенной сфере или специализации.

[FAREWELL]

Сообщения от сотрудников, которые покидают компанию. Зачастую принято оставлять свои личные контакты для поддержания отношений.

[ALERT]

Сообщения, которые уведомляют о вопросах личной безопасности сотрудников (личной и имущества)

[GREETINGS]

Поздравление сотрудников с праздниками: дни рождения, рождение ребенка, свадьбой и т.д.

[SPORT]

Сообщения с приглашениями на спортивные события, информация о деятельности корпоративных спортивных команд и т.д.

[LOST&FOUND]

Сообщения о потерянном или найденном имуществе на территории офиса или во время общекорпоративных мероприятий.

[SPAM] [SALE]

Сообщения о продаже и покупке

[SPAM] [RENT]

Сообщения о найме, аренде квартир.

[SPAM] [LEISURE]

Сообщения о поиске компании для проведения совместного отдыха (поход в горы, поход в кафе, хобби и т.д.).

[SPAM] [PETS]

Сообщения о покупке, продаже, раздаче домашних животных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Если у вас возникли трудности с определением, в какую группу или с какими тегами писать то или иное письмо – вы всегда можете обратиться за советом в ваш HR-департамент.

Помните, что ваше электронное письмо зачастую является первым шагом в построении отношений с заказчиками и партнерами. К его созданию стоит относиться с особым вниманием, соблюдая не только правила грамматики речи и пунктуации, но и помня о неписанных правилах построения партнерских отношений, этики и корпоративной культуры. На сегодняшний день ваша переписка – это костюм, по которому вас встречают как старые знакомые, так и рекомендуют новым, следите за опрятностью и собственным стилем.