Рекомендации по планированию работы MS Outlook - Блог ITVDN
ITVDN: курсы программирования
Видеокурсы по
программированию

    Выбери свою IT специальность

    Начать бесплатно

    Выбери свою IT специальность

    Начать бесплатно

      Рекомендации по планированию работы MS Outlook

      Введение

      В прошлой статье мы начали знакомиться с особенностями планирования задач и встреч, используя раздел «Календарь». В этой статье мы определим основные 5 правил, которые позволят более эффективно управлять собственным временем. 


      Правило 1.

      Разделяйте задачи на несколько категорий:

       «Жесткие» задачи – выполнение которых назначено на заранее известное время и дату, и у вас нет возможности их перенести во времени и пространстве. Зачастую, такие встречи подразумевают вашу договоренность о точном времени с кем-либо, будь то ваш руководитель, клиент, партнер и т.д.

      «Динамические» задачи – не имеющие четких временных ограничений, к примеру, «Забрать костюм из химчистки: сегодня». У вас есть возможность сделать это по пути на работу, во время обеденного перерыва, возвращаясь в офис после встречи с партнером, вовсе после работы по пути домой или даже воспользовавшись курьерской службой. Главное, что это нужно сделать сегодня.

      «Плавающие» задачи – не имеющие четкого срока выполнения, т.е. то что нужно сделать с некоторыми затратами по времени. К примеру: «Заказать новую книгу на Amazon» - вам нужно 30 минут чтобы выбрать книгу и оформить заказ, вы можете сделать это в любое свободное время, и у вас нет четких дедлайнов.

      Правило 2.

      Поскольку встречи бывают разовые (как, скажем, собеседование с кандидатом), а могут быть регулярными, для управления повторяющимися событиями можно пользоваться автоматическими повторами:

      Организация встречи

      Встречи, в которых настроено повторение, будут отображаться в календаре с круговыми стрелками в правом нижнем углу.

      Встреча в календаре

      Правило 3.

      Оставляйте не менее 30-40% времени в вашем резерве. У вас всегда будет потребность корректировать планы в зависимости от обстоятельств. Всегда помните, что «мы планируем что-то одно, а жизнь вносит свои коррективы».

      Правило 4.

      Для работы вне офиса стоит синхронизировать свой календарь со своим смартфоном, если у вас на работе не приветствуется концепция BYOD, распечатайте свой план на неделю и поместите в ежедневник. Так у вас будет шпаргалка, по которой вы сможете вести свои дела без промедлений и опозданий.

      Правило 5.

      Используйте четко сформулированные ключевые категории и определения для каждого проекта или направления.

      Формирование встречи для проекта

      Правильный вариант.

      Правильный вариант оформления встречи

      Неправильный вариант.

      Соблюдая эти простые правила, вы сможете упростить процесс планирования и сделать его более прозрачным для себя и своих коллег. В следующей статье мы детально рассмотрим процесс создания задачи или события в календаре и приглашения других участников.

      КОММЕНТАРИИ И ОБСУЖДЕНИЯ

      Пакеты подписки с доступом ко всем курсам и сервисам

      Стартовый
      • Все видеокурсы на 3 месяца
      • Тестирование по 10 курсам
      • Проверка 5 домашних заданий
      • Консультация с тренером 30 мин
      Базовый
      • Все видеокурсы на 6 месяцев
      • Тестирование по 16 курсам
      • Проверка 10 домашних заданий
      • Консультация с тренером 60 мин
      Премиум
      • Все видеокурсы на 1 год
      • Тестирование по 24 курсам
      • Проверка 20 домашних заданий
      • Консультация с тренером 120 мин
      Notification success
      Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать взаимодействие с нашими веб-сайтами и услугами простым и значимым.