Введение

В прошлой статье мы начали знакомиться с особенностями планирования задач и встреч, используя раздел «Календарь». В этой статье мы определим основные 5 правил, которые позволят более эффективно управлять собственным временем. 

 

Планирование в Outlook


 

Правило 1.

Разделяйте задачи на несколько категорий:

 «Жесткие» задачи – выполнение которых назначено на заранее известное время и дату, и у вас нет возможности их перенести во времени и пространстве. Зачастую, такие встречи подразумевают вашу договоренность о точном времени с кем-либо, будь то ваш руководитель, клиент, партнер и т.д.

«Динамические» задачи – не имеющие четких временных ограничений, к примеру, «Забрать костюм из химчистки: сегодня». У вас есть возможность сделать это по пути на работу, во время обеденного перерыва, возвращаясь в офис после встречи с партнером, вовсе после работы по пути домой или даже воспользовавшись курьерской службой. Главное, что это нужно сделать сегодня.

«Плавающие» задачи – не имеющие четкого срока выполнения, т.е. то что нужно сделать с некоторыми затратами по времени. К примеру: «Заказать новую книгу на Amazon» - вам нужно 30 минут чтобы выбрать книгу и оформить заказ, вы можете сделать это в любое свободное время, и у вас нет четких дедлайнов.

Правило 2.

Поскольку встречи бывают разовые (как, скажем, собеседование с кандидатом), а могут быть регулярными, для управления повторяющимися событиями можно пользоваться автоматическими повторами:

 

Организация встречи

 

Встречи, в которых настроено повторение, будут отображаться в календаре с круговыми стрелками в правом нижнем углу.

 

Встреча в календаре

 

Правило 3.

Оставляйте не менее 30-40% времени в вашем резерве. У вас всегда будет потребность корректировать планы в зависимости от обстоятельств. Всегда помните, что «мы планируем что-то одно, а жизнь вносит свои коррективы».

Правило 4.

Для работы вне офиса стоит синхронизировать свой календарь со своим смартфоном, если у вас на работе не приветствуется концепция BYOD, распечатайте свой план на неделю и поместите в ежедневник. Так у вас будет шпаргалка, по которой вы сможете вести свои дела без промедлений и опозданий.

Правило 5.

Используйте четко сформулированные ключевые категории и определения для каждого проекта или направления.

 

Формирование встречи для проекта

 

Правильный вариант.

 

Правильный вариант оформления встречи

 

Неправильный вариант.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете упростить процесс планирования и сделать его более прозрачным для себя и своих коллег. В следующей статье мы детально рассмотрим процесс создания задачи или события в календаре и приглашения других участников.